شما هنوز به سیستم وارد نشده اید. - ورود به سامانه
نمایش تاریخچه

گردش کار چیست؟

گردش کار یا همان Workflow را روش و نرم افزاری برای «خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار» تعریف کرده اند که در آن، اسناد، داده ها و وظایف - بر اساس رویه ها یا مقرراتی از پیش تعیین شده - از جایی به جایی دیگر جریان می یابد.

گردش کار یعنی پاسخ به این سوالات که چه کسی، روی چه موضوعی، در چه حوزه ای و در چه زمانی مشغول فعالیت است.

از جمله مزایای گردش کار می توان به موارد ذیل اشاره کرد:
کاهش حجم کاغذبازی اداری و کارهای روزمره ای که باید به طور دستی انجام شود
تسهیل و تسریع ارتباطات سازمانی و انسانی
کاهش اشتباه ها و در نتیجه افزایش صحت داده ها
تقویت امنیت سازمان
افزایش کارایی از طریق خودکار کردن پردازش های تجاری و حذف مراحل غیرضروری
بهبود مدیریت پردازش های تجاری از طریق شیوه های کاری استاندارد و توانایی بازرسی بهتر
بالا رفتن سطح انعطاف پذیری در سازمان
بهبود پردازش های تجاری از طریق ساده سازی آنها
ایجاد زمان مطمئن برای تحویل کالا یا سرویس تولیدی
کاهش انبارداری به حداقل
بهبود خدمات رسانی به مشتریان

گفتنی است گردش کار، در حوزه ها و صنایع مختلفی کاربرد دارد که از آن جمله می توان به دانشگاه ها، حوزه های بهداشتی و پزشکی، موسسات مالی و بانک ها، صنایع و نهادهای دولتی اشاره کرد.

به هنگام پرداختن به موضوع گردش کار اغلب چند اصطلاحات به گوش می خورد:

1. مدیریت گردش کار (Workflow Management)؛ به معنای مدیریت جریان کار در سازمان به لحاظ این که کار با افراد مناسب و در زمان مناسب انجام شود.

وظیفه اصلی مدیریت گردش کار، ارسال کارهای روزانه سازمان به اشخاص مناسب در زمان معین است که از قابلیت پیگیری نیز برخوردار می باشد.

2. سیستم گردش کار (Workflow System)؛ سیستمی است که از طریق اجرای فرآیندهای رایانه ای تعریف شده در سازمان، از گروهی از فرآیندهای کسب و کار پشتیبانی می کند.

3. موتور گردش کار (Workflow Engine)؛ یک سیستم گردش کار از چندین موتور تشکیل شده است که تمام یا قسمتی از سیستم کنترلی گردش کار را در دست دارد.

یک مثال ساده برای تشریح کارکرد گردش کار:
فرض کنید نیروی فنی یک شرکت، نامه درخواست مرخصی خود را به مدیر ارسال کرده است.

مدیر پس از بررسی شرایط، مرخصی وی را تایید می کند.

در مرحله بعد مسئول کارگزینی، مرخصی درخواستی را ثبت و در سیستم حضور و غیاب کارمندان لحاظ می نماید.

اکنون فرض کنید که در این سازمان دو قانون جاری است: اول این که سقف مرخصی ها، دو روز در ماه است و دوم این که برخی کارشناسان ارشد از این قانون مستثنی هستند.

اکنون مدیر مربوطه باید اولاً تعداد مرخصی هایی را که این کارشناس قبلاً مورد استفاده قرار داده شمارش کند و ثانیاً قانون دوم را نیز پردازش نماید.

در صورتی که تعداد پرسنل درخواست کننده مرخصی زیاد باشد، مدیر مجبور است زمان زیادی را برای پردازش های بالا اختصاص دهد، در صورتی که با استفاده از یک سیستم هوشمند می توان این قوانین را با صرف زمانی بسیار اندک و به صورت خودکار به سامان رساند.