شما هنوز به سیستم وارد نشده اید. - ورود به سامانه
نمایش تاریخچه

نحوه ارزیابی آمادگی سازمان برای استفاده از BPM

قبل از راه اندازی BPM در سازمان باید مقدمات آن را فراهم کرد.

در این بخش نحوه ارزیابی آمادگی سازمان ها برای استفاده از BPM را مورد بررسی قرار می دهیم.

در این راستا هشت سوال تدوین شده و برای هر سوال نیز پنج پاسخ در نظر گرفته شده است.

تکمیل کننده پرسشنامه باید با توجه به وضعیت سازمان خود، مناسب ترین گزینه را انتخاب کند.

از میان پنج گزینه ای که به هر سوال اختصاص داده شده است، موارد ابتدایی نشان دهنده عدم آمادگی و موارد انتهایی، به آمادگی بیشتر سازمان اشاره دارد.

و اما سوالات:

1.وضعیت آگاهی و آموزش BPM در سازمان شما چگونه است؟

الف) نیاز به BPM درک نشده است. مدیران ارشد شناخت کلی از این فرایند دارند ولی کارها به شکل سنتی دنبال می شود.

ب) نیاز به BPM درک شده است و هم اکنون مدیران به دنبال کسب اطلاعات و آگاهی بیشتر و بررسی جوانب مختلف آن هستند.

ج) مراحل امکان سنجی پروژه BPM در سازمان شروع شده، مسئولیت ها مشخص گشته و برنامه آموزشی و فرهنگ سازی نیز تهیه شده است.

د) مفاهیم و متد BPM در سطوح مختلف آموزش داده شده و فرهنگ سازی به خوبی در سازمان انجام گردیده است.

هـ) دانش و مفاهیم BPM به تناوب به روز می شود. چند کارگاه تخصصی نیز برای کارشناسان فرایندی و تیم فناوری اطلاعات برگزار می گردد.

2. وضعیت تدوین اهداف و استراتژی BPM در سازمان شما چگونه است؟

الف) به BPM نیاز نداریم. در سازمان هیچگونه استراتژی و برنامه ای برای آن تعریف نشده است.

ب) نیازمندی ها و نتایج برخاسته از BPM بررسی شده است. سازمان در حال انتخاب استراتژی های مناسب است.

ج) اهداف و استراتژی های BPM به صورت کامل تعریف و تصویب شده است، ولی این اهداف الزاماً با اهداف کلان کسب و کار سازمان منطبق نگردیده است.

د) اهداف و استراتژی های BPM پس از تعریف، با اهداف کلان سازمان مطابقت داده شده و نگاشتی بین آنها ایجاد گشته است.

هـ) استراتژی های BPM عملیاتی شده است. میزان تحقق اهداف مرتباً اندازه گیری می شود. با توجه به نتایج به دست آمده، استراتژی ها مورد بازنگری قرار می گیرد.

3. وضعیت تعریف متد و استانداردهای BPM در سازمان شما چگونه است؟

الف) به BPM نیاز نداریم. در سازمان هیچ متد و استانداردی برای آن تدوین نشده است.

ب) نیاز به تعریف متد و استاندارد یکپارچه برای سازمان قطعی است و بررسی های اولیه نیز انجام شده ولی موضوع، نهایی نگشته است.

ج) متدها و استانداردهای بکارگیری BPM در سطوح مختلف فرایندی و تکنیکی، تعریف و ابلاغ شده است.

د) متدها و استانداردهای تدوین شده، اجرایی گشته و در حال حاضر مورد استفاده قرار می گیرد. یک پورتال نیز برای نگهداری و انتشار مستندات مربوطه در سازمان راه اندازی شده است.

هـ) استانداردها و متدهای استفاده شده مطابق با آخرین تحولات فناوری و تغییر نیازهای سازمان بوده و مرتباً مورد بازنگری قرار می گیرد. این استانداردها با سایر استانداردهای سازمان هماهنگ و یکپارچه شده است.

4. وضعیت آمادگی فرایندها در سازمان شما چگونه است؟

الف) سازمان نسبت به نگاه فرایندی خوش بین است ولی فرایندها استاندارد نبوده و به صورت موردی اجرا می شود.

ب) فرایندها تا حدی توسعه یافته و تکرارپذیر شده است ولی هنوز بر اساس مدل از پیش تعریف شده ای انجام نمی شود.

ج) عناصر و روش ارائه فرایندها به صورت شفاف مستند شده و طبق مدل و روال های تعریف شده ارائه می گردد. با این حال، پایش و ارزیابی صورت نمی گیرد.

د) مدیریت سازمان به پایش و ارزیابی کیفیت فرایندها پرداخته است. شاخص های کیفیت برای هر فرایند تعریف و اندازه گیری می شود.

هـ) فرایندها در تطبیق با تجارب موفق جهانی، بر مبنای نتایج ارزیابی شاخص ها در حال بهبود و بهینه سازی مستمر هستند.

5. در سازمان شما چه واحدی مسئول راهبری و راه اندازی BPM است؟

الف) واحد مشخصی برای این کار در نظر گرفته نشده و نیازی به آن نیز احساس نمی شود. اقدامات مربوط به بهبود فرایندها به صورت پراکنده در واحدهای مختلف سازمانی (از جمله معاونت ها، واحد بهبود روش ها، واحد تحقیق و توسعه و مدیریت فناوری اطلاعات) پخش شده است.

ب) مدیران سازمان نیاز به یک واحد اختصاصی برای مدیریت و هماهنگ سازی کلیه امور مربوط به BPM را تشخیص داده اند. بررسی های اولیه برای تاسیس این واحد آغاز گشته است.

ج) وظایف، نقش ها و اهداف تاسیس «مرکز تعالی» برای راهبری BPM در سازمان تعریف شده است. همچنین مدیریت سازمان، تاسیس مرکز تعالی BPM را تصویب کرده است.

تذکر: مرکز تعالی (Center of Excellence) یک مرکز هماهنگ کننده است که وظیفه نظارت راهبردی بر طرح ها و پروژه های بخش های مختلف یک برنامه را بر عهده دارد.

د) مرکز تعالی BPM سازمان به صورت رسمی راه اندازی شده است. فعالیت راهبری و کنترل پروژه BPM در سازمان توسط این مرکز در حال انجام است.

هـ) مرکز تعالی BPM سازمان با مراکز مشابه سازمان های همکار هماهنگ شده است. همچنین فعالیت این مرکز به صورت متناوب در حال بازنگری و اصلاح است.

6. هماهنگی فناوری اطلاعات با کسب و کار در سازمان شما چگونه است؟

الف) اهداف و برنامه های فناوری اطلاعات سازمان کاملاً مستقل از اهداف کسب و کار است و نیازی به هماهنگی بین آنها احساس نشده است.

ب) طرح ها و پروژه های فناوری اطلاعات با هدف پشتیبانی از کسب و کار در حال انجام است. نیاز به هماهنگی بین فناوری اطلاعات با کسب و کار احساس شده ولی هنوز اقدام موثری اتخاذ نگردیده است.

ج) مدیریت سازمان، طرح های ایجاد هماهنگی بین فناوری اطلاعات با کسب و کار (مانند طرح معماری سازمانی موسوم به EA و طرح جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات موسوم به ICTMP) را تصویب نموده است.

د) تدوین طرح EA یا ICTMP به پایان رسیده و نقشه راه برای هماهنگی بین حوزه های مختلف فناوری اطلاعات (داده، نرم افزار، زیرساخت) با اهداف کسب و کار سازمان تهیه شده است. همچنین متدها و مکانیزم های این هماهنگی نیز ایجاد و عملیاتی گشته است.

هـ) با ارزیابی مستمر نتایج اجرای طرح طرح EA یا ICTMP، میزان هماهنگی بین فناوری اطلاعات با کسب و کار سازمان به طور متناوب اندازه گیری شده و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی صورت می پذیرد. در این سطح می توان ادعا کرد که فناوری اطلاعات در سازمان به درجه چابکی رسیده است.

7. یکپارچگی نرم افزارهای کاربردی و بانک های اطلاعاتی در سازمان شما چگونه است؟

الف) نرم افزارهای کاربردی موجود در سازمان یکپارچه نبوده و نیازی به آن احساس نمی شود. هر نرم افزار به صورت یک بخش منفرد و مستقل عمل می کند.

ب) نیاز به یکپارچگی نرم افزارهای سازمان تشخیص داده شده است. سازمان در حال بررسی متدهای یکپارچگی قابل اجراست ولی هنوز هیچ تصمیم روشنی اتخاذ نشده است.

ج) با بررسی متدها و راه حل های مختلف، سازمان طرحی را برای یکپارچه سازی نرم افزارهای کاربردی و بانک های اطلاعاتی موجود، تدوین وتصویب نموده است. همچنین برای توسعه یا تامین نرم افزارهای مورد نیاز سازمان در آینده، استانداردهایی تدوین شده تا از قابلیت تعامل آنها با نرم افزارهای موجود اطمینان حاصل گردد.

د) با اجرای طرح یکپارچه سازی نرم افزارهای کاربردی در سازمان، مشکل عدم تعامل نرم افزارهای موجود و جزیره ای عمل کردن آنها تا حدی رفع شده است. همچنین نگاه معماری سرویس گرا – موسوم به SOA – برای استخراج سرویس از نرم افزارهای موجود و اتصال آنها مورد استفاده قرار گرفته است.

هـ) کلیه نرم افزارها و زیرساخت های اطلاعاتی سازمان با رویکرد معماری سرویس گرا ارتقاء یافته و یا از نو طراحی شده است. همچنین معماری سرویس گرا در پهنه سازمان – موسوم به ESOA – محقق شده است.

8. وضعیت به کارگیری نرم افزار BPMS در سازمان شما چگونه است؟

الف) برای BPM هیچ ابزار جامعی در نظر گرفته شده و نیازی نیز به آن احساس نمی شود.

ب) نیاز به تامین نرم افزار BPMS در سازمان تشخیص داده شده و ارزیابی های اولیه در خصوص محصولات موجود در بازار نیز صورت گرفته ولی هنوز هیچ محصولی انتخاب نشده است.

ج) با بررسی دقیق نیازمندی های مورد انتظار سازمان از نرم افزار BPMS و ارزیابی محصولات این حوزه، گزینه نهایی انتخاب شده و مرحله تامین آن نیز آغاز گشته است.

د) نرم افزار BPMS مورد نظر تامین و راه اندازی شده است. همچنین پیاده سازی و اجرای فرایندها به کمک نرم افزار BPMS به صورت پایلوت در برخی حوزه های سازمان اجرا شده است.

هـ) تمامی مراحل چرخه حیات فرایندها – از زمان تعریف و طراحی تا زمان اجرا و دیده بانی – و نیز تحلیل و بهینه سازی به صورت یکپارچه توسط نرم افزار BPMS عملیاتی شده است. سازمان از کلیه ماژول های نرم افزار BPMS به صورت بهینه استفاده می کند.

در بخش بعدی، نحوه کار با پاسخ های ارائه شده به این پرسش ها و نتایج به دست آمده را بررسی خواهیم کرد.